Événements virtuels
10 techniques de production audiovisuelle pour se démarquer.
Pour réussir vos événements en ligne, Pro-Staging a mis en place une liste des bonnes pratiques de production audiovisuelle pour créer une expérience interactive et inoubliable.
De nos jours, la plupart des entreprises essayent de s’adapter au contexte actuel et font migrer leurs événements physiques vers le monde virtuel. Qu’il s’agisse de webinaires, de formations en ligne, de conférences virtuelles, de dévoilements de lauréats ou de salons professionnels, il est important de créer une expérience authentique et humaine pour se démarquer et garder votre public engagé.
Selon une étude réalisée par EventMarketer, sept répondants sur dix ont migré leurs événements physiques vers une plateforme virtuelle, et plusieurs ne voient pas cela comme une solution à court terme. Il est temps d’apprendre les meilleures techniques de production audiovisuelle pour réaliser des événements en ligne hors du commun.
Contrairement aux événements physiques, lorsque nous concevons des événements en ligne, nous avons seulement la capacité d’influencer ce que les spectateurs entendent et voient. Si l’on ne réussit pas à captiver l’attention de notre auditoire par ces deux sens, il quittera l’événement avec un simple clic de souris. Alors, pour éviter que cela ne se produise, mettez l’accent sur ce que vos spectateurs voient et entendent, et surtout donnez vie à votre événement virtuel. Pour y arriver, il faudrait réaliser votre événement comme si vous produisez une émission pour Discovery Channel ou un film sur Netflix. Votre événement doit être informatif, captivant et divertissant afin de créer une expérience inoubliable à vos spectateurs.
La bonne nouvelle est que de nos jours, il existe des équipements audiovisuels, des studios virtuels et des technologies permettant la production des événements virtuels impressionnants, à des coûts peu élevés. Toutefois, cela exige des compétences techniques et des services de production de pointe. En effet, le succès de votre événement en ligne dépend entièrement de la technologie utilisée, l’aspect visuel, le son, la convivialité de votre production et des personnes qui gèrent le tout.
Les 10 commandementsde nos experts en production audiovisuelle
1. Commencez par définir le type d’événement virtuel qui correspond à vos objectifs.
Cherchez-vous à générer des clients potentiels, augmenter la notoriété de la marque, vendre des produits, offrir une formation à distance? Ce sont vos objectifs qui vous permettront de définir l’ampleur de votre événement, les ressources, la technologie et les équipements dont vous aurez besoin. Par exemple, si vous cherchez à générer des revenus, une conférence virtuelle vous permettra de partager votre expertise et commencer à bâtir une relation avec votre client potentiel. D’autre part, si vous cherchez à lever des fonds pour un OBNL ou à dévoiler des lauréats, un gala virtuel serait votre meilleure option.
2. Connaissez bien votre public.
Les participants se sont inscrits à votre événement virtuel, car le sujet les intéresse. Ils veulent apprendre quelque chose de nouveau, participer à des conversations, créer des liens et même s’amuser. Ils ne veulent surtout pas écouter une publicité sur votre marque. Alors, pensez à qui vous voulez transmettre votre message. Voulez-vous joindre vos clients, vos employés ou vos investisseurs? Quel est le profil (persona) de votre cible? Quels sont leurs préférences, leurs comportements, leurs défis, etc.? Cette représentation fictive et générale de votre public vous aidera à mieux comprendre vos spectateurs et vous permettra d’adapter le contenu de votre événement virtuel à leurs besoins, comportements et préoccupations.
3. Prévoyez les imprévus.
Il faudrait prévoir des solutions dans le cas où un problème hors de votre contrôle surviendrait. Avez-vous une connexion internet fiable et haute vitesse? Avez-vous un plan B si le malheur de perdre votre connexion internet vous arrive durant votre événement en ligne? Il faudrait peut-être penser à avoir une personne qui peut continuer la présentation à votre place.
Qu’allez-vous faire en cas de panne de courant ? Avez-vous une génératrice là où vous diffuser votre événement en ligne? Sinon, pensez peut-être à louer une place qui possède déjà une génératrice.
4. Choisissez les lieux et vérifiez le son et l’éclairage
En matière de production audiovisuelle, assurez-vous d’avoir des microphones de bonne qualité, des caméras haute résolution, des ordinateurs de présentation et un éclairage adéquat pour tous les intervenants. Il faut s’assurer que tout ce qui se trouve dans les champs de vision des caméras de tous les conférenciers soit dégagé. Toutefois, pour avoir un meilleur contrôle sur la qualité de votre événement en ligne et pour le diffuser d’une manière interactive et attrayante, nous vous recommandons de louer un studio virtuel. Vous aurez accès à tous les équipements audiovisuels requis, ainsi qu’une équipe technique pour vous soutenir. Un studio virtuel met également à votre disposition des choix d’arrière-plans et des visuels pour vous permettre de refléter votre image de marque.
5. Choisir la plateforme de conférence ou de diffusion qui convient le mieux à vos besoins
Plusieurs options s’offrent à vous quand vient le temps de diffuser un événement en ligne. Parmi celles-ci, on compte les deux plus populaires :
- La plateforme de conférence : vous permet une interaction avec les participants (Zoom Meeting, Webex Meeting, Teams Meeting, BlueJeans Virtual Meetings, etc.)
- La plateforme de diffusion : vous permet une diffusion contrôlée sans intervention à l’écran des participants (Zoom Webinar, Webex Events, Teams Webinar, BlueJeans Virtual Events, Facebook Live, Vimeo, YouTube Live, etc.).
Assurez-vous de vérifier les fonctionnalités de chaque solution pour choisir celle qui est mieux adaptée à votre événement virtuel.
6. Envisagez d’utiliser un support visuel pour aider votre auditoire à suivre votre présentation
N’oubliez pas que le contenu d’un événement virtuel vit souvent au-delà de l’événement. Assurez-vous donc que le contenu de votre présentation donne une bonne image de vous, de votre entreprise, de vos conférenciers et de toutes les personnes impliquées. Pour ce faire, vous pouvez retenir les services de professionnels afin d’utiliser un fond virtuel aux couleurs de votre entreprise ou événement. Sur ce fond, vous pouvez ajouter en superposition les images individuelles de vos intervenants ainsi que les présentations PowerPoint ou multimédias. De plus, pour atteindre un plus grand public, vous pouvez ajouter les options d’interprétation simultanée et de sous-titrage.
Voyez la différence entre les fonds des plateformes de diffusion et les fonds virtuels :
Diffusion standard
Avec fond virtuel
7. Pensez à engager un animateur ou une animatrice
Un animateur vous aidera à gérer l’ambiance de votre événement en ligne, il va inviter les gens à clavarder, donner leurs réponses ou poser leurs questions. Il coordonnera également les transitions entre les intervenants. Un bon animateur va orchestrer l’événement d’une manière à le faire sortir de l’ordinaire et en même temps, il vous enlèvera également le stress d’engager la participation de votre public.
8. Choisissez votre tenue vestimentaire et vos couleurs
Vous pensez peut-être que c’est un détail qui n’est pas important. Mais, si vous voulez mettre toutes les chances de votre côté et réussir à créer un rapport avec vos participants, il est conseillé de trouver un lien vestimentaire avec votre public. Alors, si vous parlez à un groupe d’avocats ou des chefs d’entreprise, un ensemble professionnel plus traditionnel est la norme industrielle. Et si vos participants sont les programmeurs de Apple, ils se sentiront plus à l’aise avec vous, si vous vous présentez en tenue décontractée. En ce qui concerne les couleurs, pensez à créer un certain contraste avec l’arrière-plan. Ne vous habillez pas tout de noir ou tout de blanc. Pour une belle apparition devant les caméras, évitez absolument le vert et les vêtements avec des rayures ou d’autres motifs fins. Il est préférable d’opter pour des couleurs neutres.
9. Planifier de faire des répétitions quelques jours avant l’événement
Faites une répétition de votre événement virtuel à la même place, avec les mêmes intervenants et en essayant les mêmes équipements et les mêmes configurations que vous envisagez d’utiliser le jour de votre événement. Cela vous rassurera et pourra vous éviter une situation difficile devant vos participants. N’oubliez pas de chronométrer le temps alloué pour chaque partie de votre présentation pour vous assurer que tout se passe selon le programme prédéfini.
10. Publier la vidéo de votre événement en ligne sur YouTube
YouTube est le deuxième moteur de recherche après Google. Il compte 2 milliards d’utilisateurs actifs par mois et plus de 30 millions d’utilisateurs quotidiens. En publiant la vidéo de l’événement sur YouTube, vous augmentez vos chances de faire connaître votre marque et développer un auditoire, même après l’événement. Mais assurez-vous que votre vidéo soit conforme à votre image de marque.
Si vous vous sentez dépassé par tout cela, les experts-conseils et les spécialistes en audiovisuel de Pro-Staging demeurent à votre disposition pour vous aider à réaliser un événement virtuel mémorable. Nous offrons des solutions portatives pour vous permettre de rehausser la qualité de vos diffusions web. Vous pouvez également réserver notre studio vert de 2 400 pi2 qui vous permet de réaliser un événement interactif avec l’arrière-plan de votre choix ou avec décors et équipements réels. Nous vous invitons à vous inspirer de nos réalisations ou à communiquer avec nous pour plus d’information.